Sin importar el tamaño de la empresa, el coronavirus ha causado estragos e incertidumbre en todo el mundo. En el caso de México el 52% de la generación del Producto Interno Bruto (PIB) es gracias a las Micro, Pequeñas y Medianas Empresas (MiPyMEs), y Éstas a su vez generan el 72% del empleo formal. En consecuencia, es necesario que las MiPyMEs comiencen a prepararse para el impacto.
Hoy, los responsables de estas MiPyMEs tienen un gran compromiso de mantener una visión clara, resiliente y de liderazgo para la dura toma de decisiones que amerita este periodo, con la finalidad de mantener la viabilidad de sus compañías.
Por esta razón, preparamos una serie de recomendaciones para ayudarlos a tomar mejores decisiones.
Objetividad
En tiempos de incertidumbre es fácil dejar que el pánico se apodere. Al igual que con cualquier otra decisión comercial o conjunto de circunstancias, es importante hacer un esfuerzo consciente para mantener la calma, con el objetivo de evaluar de mejor manera la situación.
Cada situación debe ser evaluada objetivamente utilizando fuentes confiables de información, además de seguir los consejos para mantener a salvo el lugar de negocios, los empleados, los clientes y la familia.
Implementación de mejores prácticas
Brindar liderazgo y orientación a los empleados siempre es importante, pero particularmente en momentos estresantes, para ello es importante recopilar información de fuentes verificables y compartirla a través de boletines digitales e infografías simples pero claras, con la finalidad de comunicar el mensaje de manera efectiva a todos los empleados.
Si el tipo de empresa lo permite, se debe considerar la implementación de lo que ya mucho se ha escuchado como home office. De manera que se puede utilizar una variedad de plataformas tecnológicas para comunicarse y colaborar entre todos los miembros del equipo, como tener videollamadas a través de Skype, Hangouts de Google, Zoom o Microsoft Teams.
Creación de un plan de contingencia.
Antes de iniciar cualquier borrador acerca del plan, es necesario tener presente lo siguiente:
En tiempos de crisis, sólo las empresas que son capaces de innovar sobreviven.
Si la empresa se ve afectada (o aún más), ¿qué puede hacer para evitar un cierre?, ¿qué pasos se pueden tomar para recuperarse, en caso de un cierre del negocio por un periodo?
La preparación es clave para estos momentos, por lo que se recomienda identificar contingencias en áreas críticas e incluir planes de respaldo para transporte, comunicaciones, suministro y flujo de caja. Involucrar a los proveedores, clientes y empleados en el desarrollo de estos planes, ayudará a tener un mejor panorama de la situación. Para ello se aconseja que se ejecuten escenarios de interrupción para evaluar la posibilidad de impactos imprevistos.
En estos momentos se pude esperar lo inesperado, es por ello, que a continuación se proponen estrategias que ayuden a las empresas a llevar de mejor manera los retos que ha planteado el coronavirus:
Creación de un centro integral de operaciones de emergencia.
Sin importar el tamaño de la empresa, se debe tener un área, ya sea digital o física (evitar cualquier tipo de riesgo innecesario), donde se pueda llevar a cabo la gestión y manejo del riesgo de la situación para garantizar la continuidad de la operación de la empresa.
En este centro es imprescindible incluir los planes de acción predeterminados para la comunicación y coordinación al interior de la empresa. Los roles designados para representantes funcionales, protocolos para comunicaciones y toma de decisiones, y planes de acción de emergencia que involucran a clientes, proveedores y empleados.
Reducción de gastos innecesarios
Es importante realizar una evaluación para diferenciar los gastos innecesarios de los que sí maximizan tu rentabilidad. En esta medida es necesario replantear de manera estratégica la planeación para hacer buen uso de los recursos, de tal manera que la nueva asignación de presupuestos sea resiliente para conseguir los objetivos propuestos y llevar un control de gastos para evitar inversiones poco productivas u onerosas, con la finalidad de continuar produciendo ganancias ante este tiempo de retos.
Comunicación con los clientes
Es vital comunicarse con los clientes de manera honesta y positiva, a través de canales de comunicación para hacerles saber qué pasos se están tomando al interior de la empresa, para mantener a todos a salvo. Es importante hacerles saber sobre la gratitud y aprecio que siente la empresa hacia sus clientes y que hará todo lo que esté al alcance para satisfacer las demandas de los clientes tan pronto como sea seguro y factible de hacerlo.
Evaluación de la cadena de suministro
A todas las empresas se les aconseja realizar un mapeo de sus proveedores y conocer de ellos desde varios niveles hacia atrás para asegurar y tener la confianza sobre el abastecimiento. Esto nos lleva a la importancia de conocer las vulnerabilidades de la cadena de suministro para el caso cuando se tienen dependencias a proveedores únicos, las cuales ponen en riesgo a las empresas, si es el caso se deben tomar medidas urgentes para distribuir el riesgo que esto genera. La distribución del riesgo se puede hacer al rediseñar la cadena con segundas fuentes de suministro y fuentes locales, lo que aumentará la capacidad de respaldo para cortes de suministro, producción y distribución, sólo así se podrá aminorar el riesgo de una interrupción.
Las empresas que no lo hacen son menos capaces de responder o estimar los posibles impactos cuando estalla una crisis. Del mismo modo, se aconseja desarrollar relaciones de negocio con otros proveedores que cuenten con recursos clave para el beneficio de ambas empresas.
Renegociación con proveedores
La renegociación será crucial para evitar la perdida de liquides durante este tiempo de retos. Es necesario aplazar el pago a los proveedores, sin que este aplazamiento genere algún tipo de interés. Por lo que, es importante hacerles saber que se pagaran las facturas restantes pero con un plazo mayor al normal debido a las circunstancias extraordinarias que ha generado el coronavirus.
Evaluación sobre la necesidad de un crédito comercial
Puede que la situación amerite obtener una nueva línea de crédito o un préstamo a bajo interés para respaldar el flujo de efectivo de su negocio (para seguir pagando alquileres, servicios públicos, empleados) con menos efectivo entrando. Sin embargo, se debe analizar mejor que nunca y de manera muy minuciosa quién es el prestamista y la tasa de interés real que ofrece. Pero antes de solicitar cualquier crédito se deben evaluar las proyecciones de sus ingresos para ver las posibilidades reales de poder pagarlo.
Mantenerse informados sobre las ayudas financieras
Informarse sobre ayudas directas a MiPyMEs que se habiliten desde los organismos gubernamentales y privados, con la finalidad de apoyar la liquidez de las empresas. En este sentido, pueden abrirse un número limitado de programas y apoyos durante este periodo de tiempo, por lo que se recomienda estar atentos y de esta forma ser de las primeras empresas solicitantes para no quedarse fuera.